MANIPULACIÓN DE DATOS

Ficha de datos o Formulario Ficha de datos o Formulario Formulario Para introducir datos mediante una ficha automática o formulario, completar los siguientes pasos: 

1. Dejar la celda activa dentro de la tabla; si no se tienen registros aún, seleccionar como celda activa uno de los rótulos de columna de la misma. 

2. Elegir la opción Formulario del menú Datos. 

3. Seleccionar el botón Nuevo. 

4. Introducir los datos que sean necesarios en los campos. 

5. Para finalizar, seleccionar el botón Cerrar. Los botones Buscar anterior y Buscar siguiente permitirán cambiar la visualización del registro en el formulario (tomar como referencia el número de registro actual de la cantidad total que existen en la tabla, dato ubicado en el vértice superior derecho del formulario). 

El botón Eliminar permite borrar todo el registro actual (el visualizado en ese momento) de la tabla; Excel se encargará de reorganizar toda la información para ocupar el espacio que deja el registro eliminado en la hoja de cálculo. Otras aplicaciones para esta herramienta, son descriptas en la sección “Búsqueda de registros” 

Mientras se observa un registro a través del formulario, se podrán realizar cambios en los datos de los campos. Para que dichos cambios se reflejen en la tabla y queden de forma permanente, se debe pasar a otro registro utilizando una de las flechas de la barra de desplazamiento, o salir utilizando el botón Cerrar. Celda activa en la tabla Este nuevo registro se agregará al final de la tabla Operación de Microsoft Excel Guía del Usuario Página 81 Centro de Capacitación en Informática Ordenación de datos Excel puede ordenar según distintos criterios y con gran facilidad, los datos de una tabla, base de datos o columnas de una hoja de cálculo. 

Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético. Al elegir la opción Ordenar del menú Datos, entre los elementos que se incluyen en cuadro de diálogo visualizado, merece destacar las claves de ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de un encabezamiento. Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenación de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables. Los botones de opción Ascendente y Descendente determinan en qué sentido se realizará la ordenación: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A) en el caso de contenidos alfanuméricos. Las celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica para ordenar es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo), texto, valores lógicos (Verdadero, Falso), valores ERROR y por último las celdas en blanco. Para ordenar una tabla, lista o base de datos, seguir los siguientes pasos: 

1. Dejar la celda activa dentro de la tabla. 

2. Seleccionar la opción Ordenar del menú Datos. 

3. Si la lista o base de datos tiene encabezamiento en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar el botón de opción Fila de Encabezamiento. Así se evita que estos nombres sean ordenados junto con los demás datos. 

4. Seleccionar en el cuadro Ordenar por:, el nombre de la columna que se quiera ordenar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la letra que la identifica. 

5. Establecer el orden Ascendente o Descendente. 

6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el cuadro de diálogo Ordenar. Es típico utilizar estos tres criterios Operación de Microsoft Excel Página 82 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática para ordenar nombres de personas alfabéticamente: primero por el primer apellido, después por el segundo y finalmente por el nombre. 7. Por último seleccionar el botón Aceptar. Si lo que se quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba hacia abajo, se sigue un procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero antes hay que seleccionar el botón Opciones…, para poder cambiar el sentido de la ordenación, en el cuadro que se muestra. También se puede indicar si se quiere que se tenga en consideración o no, el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas) durante la ordenación. 

Búsqueda de registros La búsqueda de datos en una tabla, lista o base de datos, implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios. Ficha de datos o Formulario Ficha de datos o Formulario La ficha de datos o formulario es un medio simple que permite buscar y editar registros que satisfagan criterios de comparación (sencillos o múltiples). Si se desean buscar registros en una tabla por medio de la herramienta formulario o ficha, hay que seguir los pasos que a continuación se detallan: 

1. Dejar la celda activa dentro de la tabla. 

2. Seleccionar la opción Formulario del menú Datos para mostrar la ficha de datos. 

3. Seleccionar el botón Criterio. Al hacerlo, cambia el juego de botones presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los cuadros de los campos que componen la misma. 

4. Hacer clic en el cuadro de texto del campo en el que se quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se quieren añadir más criterios en otros campos, se puede usar el ratón o la tecla para pasar de unos a otros. Los criterios de comparación son un conjunto de condiciones de búsqueda que se utilizan para buscar datos. Estos pueden ser una serie Operación de Microsoft Excel Guía del Usuario Página 83 Centro de Capacitación en Informática de caracteres que se deseen cotejar, como por ejemplo "Juan” para un campo Nombre o una expresión como ">3000" para un campo Cuota. El criterio es la secuencia de caracteres, las comillas no forman parte de del mismo. Si por ejemplo, se define un criterio con el patrón “co” para un campo Barrio, al realizar la búsqueda se localizarán los registros para el barrio Cordón, Comercial, Cosmopolita, etc. También los criterios pueden definirse según una comparación, dada por un operador de comparación y un valor, como lo indicado en la expresión >3000 para un campo Cuota; en ese caso, se localizarán todos aquellos registros en los que las cuotas superen el valor 3000. 5. Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente (en ese momento Excel retoma a la modalidad formulario) para recorrer en un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos. 

Para cancelar los criterios definidos de forma de volver a observar todos los registros de la tabla, se debe volver a la modalidad criterios seleccionando el botón Criterios, borrar los patrones definidos para los campos correspondientes, posteriormente volver a la modalidad formulario seleccionando el botón Formulario. Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que hacer clic en el campo que corresponda e introducir el nuevo valor (con la modalidad formulario presente). Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente, seleccionar el botón Restaurar.